طریقه نوشتن متن نامه و درخواست اداری و رسمی

به گزارش شبکه معالم، متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه، پیام و نتیجه تشکیل می شود، در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای «ادب و احترام» و در پایان بعد از نتیجه «تشکر و سپاسگزاری» اضافه می شود. در ذیل به توضیح هر یک از سه بخش خواهیم پرداخت.

۱- مقدمه در نامه های اداری

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است و عبارتست از: هرمطلبی که در آغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند «حسن مطلع» یا خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است و علاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد ، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله و… هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند ، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل و حکایت و لطیفه. در نامه های اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب  و جذب خواننده استفاده کرد.

نمونه متنی مقدمه نامه های اداری

*به استحضار می رساند که با توجه به برگزاری «همایش بین المللی زعفران : داروی گیاهی هزاره سوم» از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ اردیبهشت ماه ۱۳۸۸در دانشگاه علوم پزشکی مشهد.

*احتراما با توجه به رفع نواقص موجود در پرونده و تعهد نامه مدیرعامل شرکت لابراتوار های داروهای گیاهی طبیعت زنده در مورد مکمل supplus msds در راستای سند تفاهم نامه استاندار محترم با معاومن توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس محترم جمهور و به منظور ارائه گزارش پیشرفت برنامه های تحول اداری دستگاههای اجرایی استان در تحقق تفاهم نامه مذکور ضروری است ،

۲- پیام یا پیکره اصلی نامه های اداری

به همین سادگی و به همان سادگی گفتار، ساختمان اصلی نوشته شما آماده است، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود، مختصر بنویسید و جملات را بی جهت طولانی نکنید.

نکته:زمانی که یک مدیر از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می نماید مکاتبات اداری برایش بسیار ساده تر و روان تر خواهد بود، به دلیل اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری شامل نرم افزار مدیریت مکاتبات اداری و نرم افزار دیگریکه کار بایگانی نامه های اداری را انجام می دهد.

نمونه متنی پیکره اصلی نامه های اداری

*خواهشمند است دستور فرمائید موضوع ۶ به نحو مقتضی به اعضاء محترم هیئت علمی ، دانشجویان…

* توقف فراخوان (recall) در مورد نمونه ای دارای برچسب اصالت…

*گزارش جامع از عملکرد در اجرای برنامه های تحول اداری در سال ۹۱ در قالب فرمت پیوست…

۳-نتیجه یا پایان نوشته در نامه های اداری

نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند ، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است. صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

نمونه متنی نتیجه یا پایان نوشته برای نامه های اداری

*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

*با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.

*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری ۳۰/۸/۹۵ به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:

نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.

• متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
• متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
• در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
• از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری شود.
• در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول, نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
• در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
• نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
• نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
• سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
• اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
• اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود:

               الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود

                 ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود

                 ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست